26 Juil Conseils organisationnels pour les organismes d’alphabétisation dont l’agenda est chargé

Personne n’a dit qu’il serait facile de diriger un organisme sans but lucratif voué à l’alphabétisation, mais avec de solides compétences organisationnelles le tout peut être simplifié. Lorsqu’il y a beaucoup de choses à faire en plus des défis continus en matière de financement et de ressources, il peut être difficile de rester organisé. En fait, c’est nécessaire si vous voulez être efficace.

De la manière d’augmenter la productivité jusqu’à comment améliorer les méthodes de gestion des projets, voici quatre des meilleurs conseils organisationnels pour les organismes d’alphabétisation dont l’agenda est chargé.

Utiliser les bons systèmes

Votre organisation a besoin d’un moyen efficace de tenir tout le monde au courant, tout en définissant les tâches, les réunions et les échéances des projets.

Il existe de nombreux systèmes pour y arriver. Certains organismes voués à l’alphabétisation s’appuient sur des applications en ligne de création de listes comme Trello ou Monday, tandis que d’autres utilisent des systèmes traditionnels de calendrier et de courriel comme Gmail et MS Outlook.

Quels que soient ceux que vous choisissez de mettre en œuvre, gardez les choses simples. Créer une liste maîtresse de tâches à accomplir relativement aux objectifs organisationnels, laquelle doit comprendre toutes les informations liées aux projets. Cela permet à toute votre équipe d’éviter d’envoyer plusieurs courriels ou de laisser des notes autocollantes sur les bureaux.

Se préparer

À quelle fréquence ressentez-vous du stress par rapport à tout ce qui doit être fait au tout début de la journée? Une planification adéquate vous aide à prioriser vos objectifs principaux et les échéances à venir. Lorsque vous arrivez au travail, vous savez exactement par où commencer au lieu de passer ces premiers moments cruciaux à décider quoi faire.

Prenez l’habitude de planifier votre journée de travail. À la fin de chaque journée, passez en revue vos rendez-vous et vos appels ainsi que votre liste principale de choses à faire. Vous quitterez le bureau après avoir accompli ce que vous aviez entrepris de faire aujourd’hui et en sachant ce qui vous attend demain.

Planifier, planifier, planifier

Lorsque vous êtes occupé, il est facile d’oublier les rendez-vous, les appels des clients ou même les pauses. Le blocage du temps est une méthode de gestion qui vous permet d’attribuer des blocs de temps précis à certaines tâches et responsabilités. Le système vous aide à mieux vous concentrer tout en vous protégeant contre les distractions comme les médias sociaux, les conversations avec le personnel et les innombrables réunions.

Bon nombre d’entre nous divisent leur attention dans de multiples tâches, ce qui réduit en fait la productivité. Avec le blocage du temps, de longues périodes sont prévues pour des travaux ciblés et d’autres moments sont prévus pour la vérification des courriels ou le suivi auprès des clients.

Éviter le débordement de votre boîte de réception

Quand on entend une alerte audio ou qu’on voit un avis chaque fois qu’on reçoit un courriel, on commence à se sentir dépassé. Vous pourriez avoir de la difficulté à vous concentrer sur votre tâche actuelle ou vouloir répondre immédiatement au nouveau courriel.

Au lieu d’ouvrir et de fermer votre boîte de réception toute la journée, choisissez deux ou trois moments précis pour le faire. Évitez les courriels inutiles et rappelez à votre équipe de vous appeler pour toute urgence.

Principales leçons

Une fois que vous vous engagez à vous organiser davantage, des résultats positifs suivront. Vous remarquerez peut-être une amélioration de votre niveau de stress et une capacité d’atteindre plus d’objectifs pour votre organisme sans but lucratif.

Si certains de ces objectifs consistent à offrir plus de programmes d’alphabétisation, nous pouvons aider. Consultez nos ressources d’alphabétisation gratuites et contactez-nous pour obtenir plus d’informations.